3.1 Hvilke typer af udbudsprocedurer er tilgængelige?
I udbudsretten er følgende udbudsprocedurer tilgængelige:
- Offentligt udbud: Alle interesserede økonomiske aktører kan afgive tilbud uden forudgåendeprækvalifikation.
Hovedfaser: offentliggørelse; tilbudsafgivelse; evaluering; kontraktstildeling og meddelelse herom. - Begrænset udbud: Enhver økonomisk aktør kan ansøge, men kun udvalgte (prækvalificerede) økonomiske aktører kan afgive tilbud.
Hovedfaser: offentliggørelse; prækvalifikation; tilbudsafgivelse; evaluering; kontraktstildeling og meddelelse herom. - Udbud med forhandling med forudgående offentliggørelse: Udvalgte økonomiske aktører inviteres til en forhandling af kontraktvilkår, inden de afgiver deres endelige tilbud.
Hovedfaser: offentliggørelse; prækvalifikation; indledende tilbud; forhandling; endelige tilbud; evaluering; kontraktstildeling ogmeddelelse herom. - Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse: Anvendes kun i ekstraordinære tilfælde, eksempelvis ved hastetilfælde. Der offentliggøres ikke en forudgående udbudsbekendtgørelse.
Hovedfaser: opfordring til deltagelse; forhandling og tilbud; kontraktstildeling og meddelelse herom. - Konkurrencepræget dialog: Anvendes ved komplekse kontrakter, hvor den ordregivende myndighed forhandler med udvalgte økonomiske aktører inden endelige tilbud.
Hovedfaser: offentliggørelse; prækvalifikation; dialogfase; tilbudsafgivelse; evaluering; kontraktstildeling og meddelelse herom. - Innovationspartnerskaber: En procedure, der har til formål at udvikle innovative løsninger, der ikke er tilgængelige på markedet.
Hovedfaser: offentliggørelse; prækvalifikation; forhandling og innovationsudvikling; afgivelse af tilbud; evaluering; kontraktstildeling og meddelelse herom.
Projektkonkurrencer:
3.2 Hvad er de minimale tidsfrister?
De minimale tidsfrister afhænger af den valgte procedure, eksempelvis:
- Offentligt udbud:
Fristen kan reduceres til 30 dage, hvis elektronisk tilbudsafgivelse accepteres.
I hastende tilfælde kan fristen forkortes til 15 dage. - Begrænset udbud og forhandlet udbud med offentliggørelse:
Minimum 30 dage fra invitation/opfordring til at afgive tilbud til afgivelse af tilbud.
Fristen kan reduceres til 25 dage, hvis elektronisk tilbudsafgivelse accepteres.
I hastende tilfælde kan fristen forkortes yderligere.
3.3 Hvad er reglerne for udelukkelse og udvælgelse af tilbudsgivere?
Tilbudsgivere kan udelukkes på baggrund af obligatoriske udelukkelsesgrunde (eksempelvis korruption, bedrageri, ubetalte skatter og afgifter) eller frivillige udelukkelsesgrunde, som eksempelvis interessekonflikter. I procedurer som den begrænsede eller forhandlede procedure kan myndighederne udvælge tilbud på baggrund af offentliggjorte finansielle og tekniske udvælgelseskriterier.
3.4 Hvad er reglerne for evaluering af tilbud? I hvilket omfang tages der i vurderingen hensyn til andre faktorer end prisen, som eksempelvis samfundsmæssig værdi?
Efter udbudsretten skal tilbud evalueres ud fra princippet om det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dette princip åbner op for muligheden for at inddrage andre kriterier ud over prisen.
Evalueringskriterierne skal være objektive, transparente og have en direkte tilknytning til kontraktens genstand.
Almindelige ikke-prisrelaterede kriterier omfatter bl.a.:
- Kvalitet og teknisk værdi.
- Miljømæssig bæredygtighed.
- Leveringstider.
- Samfundsmæssig værdi.
Ordregiver skal tydeligt specificere evalueringskriterierne og deres vægtning i udbudsdokumenterne.
3.5 Hvad er reglerne for evaluering af unormalt lave tilbud?
Ordregivende myndigheder skal undersøge tilbud, der forekommer unormalt lave, og de er forpligtede til at anmode om en forklaring fra tilbudsgiveren.
Hvis forklaringen er utilfredsstillende, skal tilbuddet afvises.
3.6 Hvad er reglerne for kontrakttildeling?
Ifølge udbudsretten skal kontrakter tildeles i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og i overensstemmelse med gældende regler.
Før tildelingen skal ordregiveren underrette alle tilbudsgivere om den tilsigtede beslutning samt give en begrundelse og oplyse om evalueringen. Herefter gælder der en obligatorisk standstill-periode (typisk 10 kalenderdage), hvor kontrakten ikke må underskrives. Kontrakten kan først formelt indgås, når denne periode er udløbet, og der ikke er indgivet en klage.
3.7 Hvad er reglerne for så vidt angår afviste tilbudsgivere?
Afviste tilbudsgivere skal informeres om resultatet og have en klar begrundelse for afvisningen af deres tilbud. Ordregiver skal forklare beslutningen, herunder karakteristika og de relative fordele ved det vindende tilbud samt – hvor der er relevant – evalueringen og rangordningen.
3.8 Hvilke metoder er tilgængelige for fælles indkøb?
Ordregivende myndigheder kan anvende følgende metoder til fælles indkøb:
- Indkøbscentraler: Myndighederne kan gennemføre fælles indkøb gennem centraliserede indkøbscentraler, som handler på vegne af flere ordregivere.
- Fælles rammeaftaler: Myndigheder kan etablere eller anvende fælles rammeaftaler for at effektivisere fremtidige indkøb.
- Ad hoc fælles indkøb: Myndigheder kan i fællesskab gennemføre en konkret indkøbsproces ved at samle deres indkøbsbehov i én kontrakt.
Disse metoder fremmer effektivitet og reducerer de administrative byrder.
3.9 Hvad er reglerne for alternative tilbud?
Alternative tilbud er kun tilladt, hvis det udtrykkeligt er tilladt i udbudsdokumenterne, som skal have angivet et minimumskrav og evalueringskriterier for sådanne tilbud. De skal vedrøre kontrakten, og ligebehandling skal sikres. Hvis det ikke er tilladt, kan alternative tilbud ikke afgives.
3.10. Hvad er reglerne for interessekonflikter?
Ordregivende myndigheder skal identificere og håndtere interessekonflikter proportionalt for at sikre upartiskhed. Dette omfatter: udelukkelse af økonomiske aktører, der er underlagt en interessekonflikt; dokumentation af afhjælpende foranstaltninger eller iværksættelse af forebyggende tiltag. Undladelse af dette kan medføre klager samt annullering af proceduren eller den tildelte kontrakt.
3.11 Hvad er reglerne for markedsundersøgelser og inddragelsen af potentielle tilbudsgivere i forberedelsen af en udbudsprocedure?
Markedsundersøgelser er tilladt, men må ikke fordreje konkurrencen eller give urimelige fordele. Ordregivende myndigheder skal sikre gennemsigtighed og lige adgang til information, og enhver fordel skal neutraliseres, ellers kan den økonomisk blive udelukket fra udbudsproceduren.